Die Print to Document-Technologie basiert auf einem so genannten virtuellen Drucker. Dieser virtuelle Drucker (eine Software) wird auf einem Windows-Computer wie ein „normaler“ physikalischer Drucker (Hardware) installiert. Die Anwender verwenden ihn wie alle anderen Drucker und es ist keine zusätzliche Anpassung notwendig, um ihn einsetzen zu können.

Auch der virtuelle Drucker wird im „Drucken“-Dialog aller druckfähigen Anwendungen und im Startmenüeintrag „Einstellungen“-„Drucker und Faxgeräte“ auf dem Computer eingerichtet, mit ihm ist aber kein angeschlossenes Hardware-Gerät assoziiert. Er entspricht somit aus der Sicht des Betriebssystems - und damit auch für die Anwendungssoftware auf dem Computer - einem „echten“ Drucker, der Informationen allerdings nicht auf Papier ausgibt. Der virtuelle Drucker erhält von der Anwendung, die ihn zum „Drucken“ verwendet, die notwendigen Daten in einem universellen digitalen Format.

Nachdem die Daten zum virtuellen Drucker gesandt und in ein universelles Format konvertiert wurden, ist die Hauptaufgabe des virtuellen Druckers bereits erledigt. Die Daten müssen lediglich noch der Software übergeben werden, die sie angefordert hat.

Jetzt auch für Windows 7!

Seit den ersten Versionen wird Print to Document in eine Vielzahl an soft Xpansion-Produkten integriert. Seit der Version 5 ist das Produkt auch als eigenständige Software für Entwickler verfügbar.

Insgesamt sind seit der ersten Version bis heute über 100.000 Software-Installationen in den Bereichen Drucken, Publishing und PDF erfolgt. Gleichzeitig ist dank der hohen Qualität und Zuverlässigkeit der Technologie die Zahl der Supportanfragen sehr gering.

Die Version 7 wartet mit einer Reihe von Änderungen auf, auch grundsätzlicher Art. Die wichtigsten Ursachen für die Änderungen sind die Weiterentwicklung der gesamten Windows-Umgebung und die Anforderungen anderer Software. Da die aktuelle Version Print to Document 7 nicht mehr die alten Betriebssysteme Windows 95, Windows 98, Windows ME und Windows NT unterstützt, ist sie flexibler und produktiver geworden.

Die neuen Betriebssysteme Windows 7, Windows Vista und Server 2008 bedeuten, unter anderem wegen der Varianten mit 64-Bit-Architektur, neue Anforderungen für die Softwareentwicklung. Ihre Verbreitung sowohl im geschäftlichen Bereich als auch bei Privatanwendern nimmt zu. Die Version 7 von Print to Document ist bereits an diese Architektur angepasst und darüber hinaus in Netzwerkumgebungen auf den verschiedenen Betriebssystemen im Einsatz.

Daneben wurden die eigentlichen Funktionen und Möglichkeiten der Technologie erweitert. Auch die Produktivität und Effizienz sind im Vergleich mit den vorherigen Versionen gestiegen. Die konsequent erweiterte Funktionalität geht dabei nicht zulasten der Zuverlässigkeit.